word文档邮件合并功能

Word文档中的“邮件合并”功能是一个非常实用的工具，尤其适用于批量制作个性化文档，如邀请函、信件等。下面是如何使用这个功能创建一篇简短的文章的步骤：

步骤 1: 准备数据源

首先，你需要准备一个数据源文件。这个文件通常是一个Excel表格或纯文本文件，里面包含了你希望在每篇文档中替换的信息。例如，如果你正在制作个性化的邀请函，你的数据源文件可能包含收件人的姓名和地址。

步骤 2: 创建主文档

接下来，在Word中打开一个新的文档，这将成为你的主文档。在这个文档中，你可以编写固定不变的部分（比如正文的大纲）以及用于邮件合并的占位符字段。这些占位符字段将被数据源文件中的相应信息所替换。例如，你可以插入一个字段来表示收件人的姓名。

步骤 3: 插入邮件合并字段

在Word中，转到“邮件”选项卡，然后点击“开始邮件合并”，选择你想要的文档类型（比如信函）。之后，点击“选择收件人”，从下拉菜单中选择你的数据源文件。接着，点击“插入合并字段”，选择你想要插入的数据源字段。

步骤 4: 预览和完成

完成上述步骤后，你可以预览最终的文档，看看是否满意每个文档中信息的替换效果。如果一切看起来都很好，就可以点击“完成并合并”来生成最终的文档了。你可以选择直接打印，也可以保存为新的Word文档。

通过邮件合并功能，你可以轻松地创建出成百上千份个性化的文档，而不需要手动复制粘贴每一个信息。这是一个节省时间和提高效率的好方法。

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